Unsere Kunden in der PR-Agentur kommen in erster Linie aus den Bereichen Reise/ Tourismus/ Hotellerie und Gastronomie. Daher sind Pressereisen für uns ein beliebtes PR-Instrument. Wir haben für Sie die besten Tipps für eine gelungene Pressereise zusammengefasst und sagen Ihnen auch, was Sie vermeiden sollen, damit eine Pressereise das gewünschte Ergebnis erzielt.

 

Pressereisen sind ein allseits beliebtes Instrument der PR. Auf der einen Seite haben Hotels, Gastronomen, Reiseveranstalter die Möglichkeit, sich und ihr Produkt von der besten Seite zu zeigen. Andererseits sind Pressereisen für viele Journalisten eine beliebte Abwechslung vom Redaktionsalltag, der ihnen oft auch einen Blick hinter die Kulissen erlaubt. Da Pressereisen mit einem großen organisatorischen und finanziellen Aufwand verbunden sind, sollten Sie im Vorfeld bei der Planung einer Pressereise schon einige Punkte beachten:

 

Hier unsere 10 TIPPS FÜR EINE GELUNGENE PRESSEREISE

1. Das Thema

Kaum ein Medium schreibt nur über ein Hotel. Und schöne Zimmer hat heutzutage auch fast jeder Betrieb. Der Anlass der Pressereise sollte dem Journalisten einen Anreiz bieten, einen Newsfaktor, einen Mehrwert! Überlegen Sie sich im Vorfeld, was die Medien aus ihrem Umfeld interessieren könnte. Eine neue Farbgestaltung der Zimmer oder eine neue Sauna lockt niemanden hinter dem Ofen hervor.

 

2. Welche Medien

Bedenken Sie, dass ein Journalist immer für seine Leser schreibt. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken darüber, in welche Zeitschrift, in welches Magazin ihr Thema passen könnte.

 

3. Das Programm

Je nach Destination dauern Pressereisen in der Regel zwischen zwei und sieben Tagen. Planen Sie ein abwechslungsreiches Programm, das den Journalisten einen maximalen Einblick in ihr Produkt, ihre Region, ihr Haus gibt, aber beachten Sie, dass die Journalisten auch Freiräume brauchen. Überfrachten Sie das Programm nicht! Jeder Medienvertreter braucht auch Zeit für sich, um sich auf eigene Faust umzusehen und Eindrücke zu sammeln oder das Angebot auch einmal entspannt genießen zu können. Also unbedingt etwas Freiraum für individuelle Gestaltung einplanen.

 

4. Zeitplanung

Gerade Reise-Journalisten sind viel unterwegs. Beginnen Sie mit der Planung Ihrer Pressereise mindestens ein halbes Jahr im Voraus, oder länger. Sobald Thema und die Eckpunkte des Programms stehen, schicken Sie ein „Save the Date“ an die ausgewählten Medien. Die Einladung zu einer Pressereise sollte mindestens drei bis vier Monate im Voraus erfolgen.

5. Größe der Pressegruppe

Unsere Empfehlung ist es, nur eine überschaubare Gruppe zu einer Pressereise einzuladen, damit Sie sich auch wirklich individuell mit den Journalisten auseinandersetzen und auf deren Wünsche und Bedürfnisse eingehen können. Aus meiner Erfahrung ist eine Gruppe von 5- 8 Journalisten ideal. Machen Sie nicht den Fehler, dass Sie zu viele Medien im Vorfeld ansprechen und dann einigen Journalisten wieder absagen müssen, weil sie zu wenige Zimmer oder Plätze haben.

 

6. Die Anreise

Bei Pressereisen in Österreich ist es üblich, dass die Journalisten individuell anreisen. Manchmal werden aber auch gemeinsame Transfers angeboten. Bei Pressereisen ins Ausland, bei Flug- oder Bahnreisen, empfehle ich, die Flüge vor der Buchung mit jedem Journalisten inidividuell abzustimmen. Ich halte es meistens so, dass ich eine optimale Flugverbindung suche, diese dem Journalisten vorschlage und gleichzeitig frage, ob er mit diesem Flug einverstanden ist.

 

7. Gute Presseunterlagen

Auch wenn der Journalist bei einer Pressereise seine eigenen Eindrücke sammelt, so empfehlen wir, dem Journalisten auch gutes Pressematerial zur Verfügung zu stellen. In die Pressemappe gehören ein Basispressetext, eine Information zum aktuellen Anlass/ Thema, ein Fact Sheet sowie ein USB-Stick mit einer Foto-Auswahl. Natürlich können Sie dem Journalisten auch ihre neueste Broschüre aufs Zimmer legen. Und über ein kleines Give-away freuen sich die meisten Journalisten auch.

 

8. Während der Pressereise

Klären Sie im Vorfeld der Pressereise, welche Leistungen während der Reise inkludiert sind. Ich habe dazu einen Modus gefunden, der gut praktikabel ist und auch von allen Medienvertretern gut aufgenommen wird. Bei allen im Programm aufgeführten Punkten sind die Leistungen inkludiert. Beim gemeinsamen Abendessen laden wir selbstverständlich auch auf die Getränke ein, wenn ein Programmpunkt „Spa“ lautet, dann schlagen wir dem Journalisten zwei oder drei Behandlungen vor, die er complimentary testen kann. Sollte einmal ein halber Tag zur freien Verfügung stehen, ist das Essen nicht inkludiert. Ebenso weisen wir darauf hin, dass persönliche Ausgaben an der Bar etc. vom Journalisten selbst übernommen werden müssen. Wenn wir allerdings nach dem gelungenen Abendmenü noch gemeinsam einen Absacker an der Bar bestellen, dann übernehmen wir Einladende natürlich wieder die Runde.

 

9. Sonderwünsche

Im Laufe der Jahre war ich schon mit den abstrusesten Sonderwünschen konfrontiert. Manche Journalisten wollen den Partner auf Pressereise mitnehmen, die anderen wiederum sind allergiegeplagt, andere brauchen stundenlang kostenfreies W-Lan, um ihre Texte schreiben und schicken zu können. Mein persönlicher Tipp: Seien Sie ein guter Gastgeber, es lohnt sich in jedem Fall – wobei ich Sonderwünsche immer im Kontext sehe. Die Gruppe, das Thema geht vor. Die Mitnahme eines Partners akzeptieren wir in der Regel nur dann, wenn er selbst auch journalistisch tätig ist und einen Bericht publiziert.

 

10. Am Ende der Pressereise

Bedanken Sie sich bei den Journalisten für den Besuch, für ihre Zeit, bieten Sie die Möglichkeit, dass man Sie kontaktieren kann, wenn noch Fragen auftauchen, aber machen Sie nicht den Fehler, die Journalisten zu fragen, ob Sie den Bericht vorab lesen dürfen. Das ist ein absolutes No-Go. Allerdings haben Sie das Recht, persönliche Zitate freizugeben. Drängen Sie die Journalisten auch nicht, Ihnen das Veröffentlichungsdatum zu sagen. Meistens wissen sie zum Zeitpunkt der Pressereise noch nicht, wann der Artikel erscheinen wird. Wenn die Pressereise gelungen war und Sie mit den Medienvertretern ein gutes Einvernehmen herstellen konnten, dann werden Ihnen die Journalisten die Berichte ohnehin schicken.

Pressearbeit ist ein nicht zu unterschätzender Teil von PR, jedoch will der Umgang mit Journalisten auch gelernt sein. Es ist wichtig, die Spielregeln zu kennen, damit man im Journalistengespräch punkten kann. Lesen Sie in diesem Beitrag die wichtigsten Do’s and Dont’s im Umgang mit der Presse, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und Ihr Produkt oder Ihr Unternehmen in den Medien in ein gutes Licht zu stellen.

Journalisten sind zunächst einmal auch nur Menschen wie du und ich. Journalisten sind per se weder gut noch schlecht, weder nett noch hinterfotzig, weder Freunde noch Feinde. Daher braucht man auch keine Berührungsängste zu haben. Journalisten sind von Haus aus neugierige Menschen und wollen in die Tiefe gehen. Fragen stellen ist ihr Geschäft. Sie wollen sich ihre eigene Meinung bilden und sie wollen für ihre Leser gute und interessante Berichte schreiben. Daher wollen sie Stimmungen aufnehmen und gehen stets mit offenen Augen durch den Tag, auch wenn sie nicht im Dienst sind. Journalisten interessiert das Neue, das Besondere, das Außergewöhnliche, der Mensch hinter einem Produkt ebenso wie das Skurille, das Negative, das Hoppala.

Was erwarten sich Journalisten von einem Gesprächspartner?

  • einen unvoreingenommenen, respektvollen Umgang
  • Ehrlichkeit
  • Professionalität
  • Interessante Informationen
  • News Daten, Zahlen, Fakten
  • Klare Sprache: kurz, prägnant, bildhaft

Was nervt Journalisten?

  • Presseaussendungen mit irrelevanten Themen/ohne Nachrichtenwert
  • Anrufe während der Redaktionskonferenz oder am Nachmittag kurz vor Redaktionsschluss
  • Nichterreichbarkeit oder keine Reaktion auf Anfragen
  • Unehrlichkeit
  • Schönfärberei oder Lobhudelei statt Fakten
  • Um den heißen Brei herumreden
  • Überheblichkeit
  • Telefonisches Nachfassen von Presseaussendungen
  • Unprofessionelles Pressematerial

Journalistengespräche sind sensibel und anspruchsvoll, daher sollte man sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Grundsätzlich stellt aber auch jede Medienanfrage eine Chance dar, nämlich die Chance, Ihre Firma, Ihr Produkt oder Sie als Menschen und Repräsentanten des Unternehmens oder der Organisation in der Presse zu präsentieren – mit Fingerspitzengefühl und einer guten Vorbereitung können Sie diese Chance für Ihr Produkt oder Unternehmen nutzen. Gerne bieten wir Ihnen ein maßgeschneidertes und individuelles Medientraining oder einen Workshop für Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema an.

Fotos sind für die klassische Pressearbeit enorm wichtig, oft entscheidet das Bild, ob eine Story Eingang in eine Zeitung oder ein Magazin findet. Hingegen haben Presseinformationen mit schlechtem Fotomaterial kaum eine Chance in den Medien. Ein Pressefoto ist journalistisch dann interessant, wenn es etwas Ungewöhnliches oder ein neues Motiv zeigt, das ansprechend oder ästhetisch ist. Wichtig: das Pressefoto muss zum Content passen.

Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte. Gute Bilder sorgen für erhöhte Aufmerksamkeit. Interessante Bilder wecken das Interesse, können die Emotion des Betrachters direkt stimulieren und bleiben länger in Erinnerung. Im Journalismus gilt: Menschen sind Nachrichten. Daher sind Personen in Handlung, etwa bei Betriebsabläufen wie beispielsweise ein Arbeiter an einer Maschine, beliebte Presse-Motive.

Hier unsere Tipps für gute Pressefotos:

1. Pressefotos müssen qualitativ hochwertig (300 dpi) und druckfähig sein. Für Online-Berichte reichen Fotos mit 72 dpi.

2. Jedes Pressefoto muss eine Aussage haben und einen Informationswert besitzen. Im Idealfall vermittelt das Pressefoto die Kernbotschaft.

3. Gute Pressefotos haben eine Bild-Aussage, die zum Kontext passt. Das Wesentliche steht im Vordergrund. Hier gilt: Weniger ist mehr. Zu viele Details lenken von der Hauptaussage ab.

4. Das gute Pressefoto ist originell und lebendig, strahlt Atmosphäre aus.

5. Ein gutes Pressefoto braucht Bewegung/ Dynamik: Menschen in Aktion sind interessanter als ein einfaches Gruppenbild.

6. Ein Portrait ist ein Statement – Emotion, Stimmung, Umfeld miteinfangen.

7. Bei einem Business-Portrait muss die Person sympathisch, authentisch, kompetent, seriös … wirken und je nach Auftrag auch natürlich, entspannt etc.

8. Bei der Wahl einer Location für Portraits das Arbeitsumfeld, die Wirkungsstätte miteinbeziehen. So werden die Bilder persönlicher, transportieren Individualität und Authentizität.

9. Branding/ Placement sensibel einsetzen, ein Logo etc. kann zu sehen sein, aber sollte nicht im Mittelpunkt des Fotos stehen.

10. Vielfalt macht sich bezahlt. Halten Sie für die Presse mehrere Motive mit verschiedenen Blickwinkeln bereit, jeweils in Quer- und Hochformat. Ideal ist eine Auswahl an Detailbildern und Übersichtsbildern.

11. Wichtig ist auch die Bildunterschrift (Vor- und Zuname der gezeigten Person und Funktion) sowie die Angabe des Copyrights und ggf. auch der Name des Fotografen.

Presseinformationen zu schreiben, die von Medien auch aufgegriffen werden, erfordern vor allem eines: journalistisches Gespür und ein wenig Handwerkszeug. Hier 6 Tipps von PR-Expertin Angela Pengl-Böhm für eine gelungene Presseaussendung.

 

1. Relevantes Thema
Eine Presse-Information oder Aussendung heißt so, weil sie einen einzigen Zweck erfüllen muss: die Presse über Neues, Neuigkeiten zu informieren. Nicht mehr und nicht weniger. Der Anlass für eine Presse-Aussendung sollte relevant sein: der Pressetext muss den Journalisten eine Information geben, die für ihre Leser interessant ist. Anlässe und Themen für Presse-Aussendungen gibt es zur Genüge. Der Verfasser der Presse-Aussendung sollte jedenfalls beachten, nach welchen Kriterien Medien ihre Berichterstattung steuern: Aktualität, Neuigkeitswert, der berühmte News-Faktor, Prominenz, das Außergewöhnliche, aber niemals das Alltägliche. Die meisten Journalisten haben gelernt: Hand beißt Mann, ist keine Story. Mann beißt Hund ist eine Story.

 2. Überzeugender Titel
Damit eine Presse-Information in der Flut der Emails, die jeder Journalist tagtäglich bekommt, auch wahrgenommen wird, braucht es einen aussagekräftigen Titel und einen gut geschriebenen Lead oder Vorspann, der die wichtigsten Informationen enthält. Der Anfang muss den Journalisten überzeugen, sonst wird der Text nicht gelesen.

 3. Guter Text
Wer Presse-Informationen schreibt, sollte die journalistischen Grundregeln für gute Texte kennen. Ein Pressetext beantwortet jedenfalls die journalistischen W-Fragen: Wer hat was wann wo wie warum getan und enthält im Idealfall auch ein bis zwei Zitate von einer Person, die zu dem Thema etwas zu sagen hat, sei es der Firmenchef oder der Produktentwickler, der Experte, der Arzt oder der Stratege.

 4. Niemals ohne Bild
Sehr oft entscheiden Redaktionen darüber, ob eine Story in die Zeitung oder das Magazin kommt, ob es qualitativ hochwertiges Fotomaterial gibt. Eine gelungene Presse-Aussendung benötigt zumindest zwei bis drei aussagekräftige Bilder inklusive Angabe des Copyrights.

 5. Informationen
Und am Ende einer Presse-Aussendung muss zwingend ein Kontakt und ein Ansprechpartner mit Telefon-Nummer und Email-Adresse für Rückfragen stehen. Denn nichts ist schlimmer, als wenn der Journalist Interesse an dem Thema gefunden hat und dann nicht weiß, wohin er sich mit seinen Fragen wenden kann. Idealerweise enthält der Abbinder auch relevante Informationen zum Unternehmen.

6. Presseverteiler
Der richtige Presseverteiler ist schlußendlich das Tüpfchen auf dem I. Nur wenn die Presse-Aussendung an die richtigen Journalisten, die sich mit dem Thema oder Fachgebiet auch beschäftigen und an die richtigen Medien versandt wird, gibt es eine Chance, dass das Thema auch übernommen wird. Ein guter Presseverteiler unterscheidet zwischen regionalen Medien, Tageszeitungen, Fachmedien und den diversen Print-Magazinen zu unterschiedlichsten Themen von Lifestyle über Mode, Auto, Reise, um nur einige zu nennen, und natürlich die vielen Online-Magazine.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Sehr gerne bieten wir Schreib-Workshops als Präsenz- oder Online-Training für gute Pressetexte an. Sollten Sie Unterstützung beim Texten oder beim Versand einer Presseinformation benötigen, schreiben Sie uns jederzeit gerne ein E-Mail!

 

Foto: © Adobe

Immer wieder werde ich von Freunden und Bekannten, Schülern und Studenten gefragt, was ich als PR-Beraterin und Trainerin überhaupt so mache. Das ist gar nicht so einfach zu beantworten, denn mein Arbeitsalltag ist bunt und vielfältig, und genau das ist das Coole an diesem Job.

Unsere Themen sind Kommunikation und Information – das ist klar. Aber in Wirklichkeit ist man gerade in einer kleinen Agentur ein Jongleur. Man jongliert zwischen den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden und jenen der Journalisten.

Oft jongliere ich mit 15 und mehr Bällen gleichzeitig. Die Bälle sind meine Themen, die auf meinem Tisch liegen. Ich betreue in der Regel fünf bis acht Kunden – und da gibt es schon jede Menge To Do’s und Dinge, die zu beachten sind, jede Menge Emails die geschrieben und beantwortet werden müssen. Da heißt es Prioritäten setzen und meistens auch gut organisiert sein.

Ich verstehe mich prinzipiell als Dienstleister. Und zwar in beide Richtungen. Ich berate meine Kunden, entwerfe mit Ihnen medientaugliche Projekte, ich gebe in meinen Trainings und Coachings mein Wissen und meine Erfahrung aus mehr als 25 Jahren Journalismus und PR weiter Und auf der anderen Seite bin ich Ansprechpartner für die Journalisten. Ich habe selbst lange genug bei diversen Medien und beim Fernsehen gearbeitet und kenne daher die Bedürfnisse sehr genau.

Medienanfragen haben bei mir oberste Prio. Egal, ob der Journalist nur einen Pressetext benötigt, hochauflösende Fotos möchte, einen Interview-Partner sucht oder einfach nur ein paar Informationen wünscht.

Als Agentur entwerfen wir für unsere Kunden PR-Strategien. Wir hinterfragen die Ziele, die Zielgruppe, wir entwickeln eine Kommunikationsstrategie und schlagen verschiedene Maßnahmen vor. Sehr oft ist es klassische Pressearbeit, die von unseren Kunden erwartet wird: Presseinformationen schreiben, Presseaussendungen an die Medien versenden, Interviews und Pressegespräche organisieren. Mehrmals pro Jahr organisieren wir auch Pressereisen.

Natürlich sind wir auch online aktiv, wir betreuen Social Media Kanäle, wir liefern gute Online-Texte und arbeiten mit Influencern zusammen. Social Media und Blogger-Relations sind aus unserem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken.

PERSÖNLICHE KONTAKTE SIND DAS A & O

Aber gerade in unserer digitalen Welt gewinnen die persönlichen Kontakte wieder an Bedeutung. Mit persönlich ist es wichtig, mit den wichtigsten Journalisten und Influencern auch im Gespräch zu bleiben, sich einmal entschleunigend auf einen Kaffeetratsch zu treffen und sich ganz konservativ auszutauschen. Die Qualität eines persönlichen Kontaktes ist unvergleichlich. Und auch mit unseren Kunden pflegen wir langjährige, wertschätzende Beziehungen.

Was noch alles dazugehört: lesen, sich informieren, die Themen und Trends der Zeit kennen, einfach uptodate zu sein.

Welche Qualifikation es braucht: als PR-Berater braucht man ein gutes Kommunikationsverständnis und Liebe im Umgang mit Menschen. Man muss sich in der Rolle des Dienstleisters wohlfühlen, man sollte gut schreiben und vielleicht noch besser zuhören können. Eine Prise Kreativität und Organisationstalent können auch nicht schaden. Als PR-Berater braucht man jedenfalls Ausdauer, manchmal gute Nerven und Stressresistenz.

Falls Sie StudentIn sind und vielleicht einmal ein Praktikum in einer kleinen, inhabergeführten Boutique-PR-Agentur machen möchten, dann schreiben Sie uns einfach hier.